Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Henkilötietolaki 533/1999) 10 ja 24§

Rekisterin pitäjä

Kotivelhot Oy (jäljempänä kotivelhot) 

Välitie 39a 04340 Tuusula

puh. 050 4900794 asiakaspalvelu@kotivelhot.fi 

Y-Tunnus 3142617-8

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Tuija Blomqvist  tuija.blomqvist@kotivelhot.fi

Rekisterin nimi

Kotivelhot Oy:n asiakasrekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilö on muodostanut asiakassuhteen Kotivelhoihin joko tilaamalla yritykseltä palveluja tai rekisteröitymällä asiakkaaksi. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakkaan ja yrityksen välinen asiakassuhde, asiakkaan valtuuttamalla toimeksiannolla tai suostumus sekä tietyissä tapauksissa viranomaisten määräämällä lainsäädäntöön perustavan velvollisuuden täyttäminen.  Henkilötietoja kerätään, jotta asiakkaalle voidaan tuottaa tilaamiaan palveluja.

Henkilötietojen käyttötarkoitukset:

  • Asiakkaan tunnistaminen sekä asiakkuuden hallinta
  • tilatun palvelun toimittaminen asiakkaalle
  • Asiakassuhteen ylläpitäminen, analysointi ja asiakassuhdeviestintä
  • Palvelujen kehittäminen, raportointi sekä personointi
  • Väärinkäytösten estäminen 
  • Markkinointi (asiakkaan erillisen suostumuksen mukaisesti)

Rekisterin tietosisältö

Henkilötiedot:

  • Henkilön etu – ja sukunimi
  • Osoitetiedot, sekä niiden koordinaatit
  • Sähköpostisoite
  • puhelinumero
  • asiakasnumero

Tilaustiedot: ’

  • Tilatut palvelut ja lisäpalvelut
  • Tilauksen ajankohta ja kesto
  • Tilauksen toistuvuus ja siihen liittyvät tiedot
  • Palvelun suoritusosoite
  • asiakkaan mahdollisesti antamat tilauksen lisätiedot
  • asiakkaan mahdollisesti antamat tiedot lemmikkieläimistä
  • Maksutapatiedot
  • Tilauksen vastaanottanut palveluntuottaja
  • Palvelutuottajan jättämät tilauksen suorittamiseen liittyvät kommentit
  • Asiakkaan antamat arviot suoritetusta palvelusta. 

Asiakkaan käyttämien maksuvälineiden talletus

Mikäli asiakas tilaa toistuvan palvelun ja maksaa tilauksen maksukortilla, tallennetaan maksuvälinetiedot automaattisesti tehtäviä velotuksia varten.  Kotivelhot käyttävät maksukorttitietojen käsittelyssä iZettlea (osa PayPal konsernia). Maksu tietoja ei koskaan talleneta täydellisenä Kotivelhot Oy.n rekisteriin.   Asiakas voi myös maksaa palvelun laskulla. Laskun tietoja säilytetään manuaalisesti kansiossa sekä salasanan takana olevassa kansiossa icloud pilvipalvelussa. 

Säännönmukaiset tietoläheet

Asiakkaaseen liittyviä tietoja kerätään ensisijaisesti asiakkaaltaan itseltään palvelun tilauksen tai palveluun rekisteröimisen aikana tai asiakaspalvelutilanteiden yhteydessä. Asiakkaasta kerääntyy tietoja myös palvelujen käytön yhteydessä. 

Säännönmukaiset tietojen siirrot ja luovutukset sekä tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan käsitellä Kotivelhojen ulkopuolisilla tahoilla esimerkiksi uutiskirjeen lähettämiseen, tai suoramarkkinointiin, mikäli asiakas on antanut tähän oman suostumuksen. Tietoja ei käsitellä eikä siirretä sellaisiin maihin, joiden tietosuojalainsääntöä EU:n komissio ei ole katsonut riittäväksi. 

Evästeet

Kotivelhot käyttävät sivustollaan evästeitä (cookies) tilauspalvelun tuottamiseksi. Evästeiden pääasiallinen käyttötarkoitus on pitää käyttäjän tunnistettuna sivulatauksien välillä.  Evästeitä voidaan käyttää myös palvelun laadun ja toiminnollisuuksien kehittämiseen sekä analytiikkadatan keräämiseen. 

Kehitämme myös aktiivisesti palveluamme. Jotkin kehittämisen prosessit saatavat vaatia evästeiden tallentamisen selaimeen, jotta Kotivelhot voi arvioida sivustolla tehtyjen muutosten vaikutusta asiakkaisiimme.  Käyttäjä voi estää kokonaan tai osittain kolmannen osapuolen evästeet selaimen asetuksista. Toimiakseen oikein, palvelu kuitenkin edellyttää käytettävän palvelun evästeiden hyväksymisen. 

Rekisterin suojaus

Rekisteri on suojattu tarkoituksenmukaisin teknisin- ja hallinnollisin keinoin.  Henkilötietoja käsittelevät vain Kotivelhojen erikseen määrittämät henkilöt tai Kotivelhojen työntekijät omassa työssään. Järjestelmään pääsy on rajattu ja rekisteri on suojattu palomuurein sekä pääsy hallinnalla. 

Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on henkiötietolain nojalla oikeus tarkistaa maksuttomasti kerran vuodessa mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu rekisteriin. Vapaamuotoinen pyyntö tulee lähettää kirjallisesti allekirjoitettuna yllämainitulle rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Pyynnössä tulee mainita tarvittavat tunnistetiedot, jotta tietojen hakeminen järjestelmästä on mahdollista. Tällaisia tietoja ovat: nimi, sähköpostiosoite ja osoite. Kotivelhot tarvitsevat myös salliiko asiakas tietojen toimittamisen sähköpostilla. Kotivelhot lähettävät tiedot vain asiakastietoihin tallennettuun osoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen. 

Oikeus tiedon korjaamiseen

Asiakas voi haluttaessa korjata omat tietonsa lähettämällä sähköpostilla lähettämällä vapaamuotoisen korjauspyynnön yllämainitulle rekisteriasioita hoitavalle henkilölle.  Pyynnössä tulee mainita myös edellisessä kappaleessa mainitut tunnistetiedot. 

Oikeus tietojen poistoon

Asiakas voi haluttaessa Poistaa omat tietonsa lähettämällä sähköpostilla lähettämällä vapaamuotoisen korjauspyynnön yllämainitulle rekisteriasioita hoitavalle henkilölle.  Pyynnössä tulee mainita myös tarkistusoikeus kappaleessa mainitut tunnistetiedot. 

Suostumukset ja kiellot

Asiakas voi kieltää tietojensa käyttämisen suoramarkkinointiin ottamalla yhteyttä rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Mikäli asiakas kieltää tietojen käyttämisen suoramarkkinointiin lähetetään hänelle vain asiakassuhdeviestintää.